Организация качественной конференций является большой проблемой. Подготовка успешного совещания часто требует привлечения значительного количества сил и ресурсов, а также четкой координации работы большого коллектива. В зависимости от продолжительности и характера конференции, время, которое требуется потратить на подготовку к ней может варьироваться от нескольких дней до нескольких месяцев. К сожалению, иногда бывает так, что, несмотря на огромные усилия организаторов, встреча не оказывается успешной. Как избежать неудач и что следует помнить, чтобы конференция получилась плодотворной и запомнилась участникам как уникальное событие?

Можно отметить 7 наиболее важных факторов, которые оказывают существенное влияние на то, будет ли встреча быть успешной или нет.

1. Продумайте концепцию конференции, ее профиль и количество участников

Организация каждого совещания, независимо от его масштаба и сложности, должна начаться с предварительного определения концепции. На практике это означает, что требуется дать ответ на основные вопросы о запланированной встрече (что?, с какой целью?, для кого?, где?, когда?, как вы хотите организовать?). Тема встречи должна быть интересна для потенциальных участников и реагировать на потребности рынка. Концепция определяет кого вы пригласите принять участие в качестве докладчиков. Хорошо, если событие гармонирует с характером места — если вы организуете конференцию по разработке новых технологий и инновациям – понадобится современный конференц-центр. К счастью многие современные конференц-фентры имеют гибкие возможности для проведения встреч самого разного направления. Например, в Киеве высокими возможности предоставляет организация конференций с Козацький Стан — современным конференц-центром с большим количеством помещений для разных встреч, находящимся недалеко от аэропорта «Борисполь», имеющем гостиницу и ресторан для организации полноценного питания участников мероприятий.

конференц-зал

Профиль гостей определяет характер встречи. Идеальное место для конференции дизайнеров интерьера является объект, в котором использован интересный дизайн и конструктивные решения. Для проведения деловых встреч идеально подходит зал, расположенный в бизнес-центре. Естественная форма приглашения для деятелей ИТ-индустрии будет электронная почта или регистрация на сайте организатора.

2. Разработка сценария, графика проведения мероприятий и сметы расходов

Следующим шагом является подготовка сценария. В случае рядового сценария он может содержать только общие расписание событий (выступлений и т.п.). Если сценарий является более сложным, то он должен быть разработан, как можно более подробно, что позволяет предвидеть любые трудности. Разработка сценария лучше проводить в сотрудничестве с субподрядчиками. Что послужит также хорошей отправной точкой для сбора информации о расходах. В ситуации, когда у вас имеется ограниченный бюджет, на данном этапе вам придется принять решение о том, какие элементы конференции нужны больше всего, и от чего вы можете отказаться. Всегда желательно запланировать, так называемую, дополнительную сумму на непредвиденные расходы. Важным элементом подготовки является создание еженедельного расписания, в котором должны быть четко указаны все сроки подготовительный работ, например, редактирование, печать и рассылка приглашений, производство информационных материалов и т.п. Также очень полезно подготовить список контактов, содержащий номера телефонов и адреса электронной почты для всех людей, участвующих в мероприятии.

3. Выберите нужное местоположение

Успех мероприятия во многом зависит от выбора места, где оно будет организована. Расположение места конференции имеет важное значение, как для организаторов, так и для участников. Ключевым элементом является внешний вид, размер и оборудование того места, куда вы можете пригласить гостей, это свидетельствует о вашем вкусе и определяет престиж мероприятия.

Стоит обратить внимание на удобство прибытия, как тех, кто поедет на автомобиле, на самолете, поезде, так и для тех, кто пользуется общественным транспортом. Обратите внимание, чтобы поблизости было достаточно большое количество парковочных мест.

Чрезвычайно важной особенностью конференц-центра является его универсальность, которая выражается в том, чтобы можно было трансформировать помещение, в частности передвигать стены, то позволяет, изменять размеры и расположения помещений, размещения стульев, экрана, мест выступления, звуковой системы. В результате, даже в случае проведения конференции, в ходе которой состоится несколько параллельных обсуждений в ставе разных групп, вы сможете настроить помещение конференции для ваших нужд без каких-либо дополнительных затрат.

В настоящее время стало обычным стандартом, когда конференц-залы располагают новейшим аудиовизуальным оборудованием и предлагают мультимедийные услуги. Стоит отметить, что за такое оборудование вам, скорее всего, придется платить дополнительно. Зачастую, стоимость аренды зала кажется привлекательной, но когда вы добавляете все дополнительные расходы, связанные со звуковой системой и другим оборудованием, цена аренды перестает быть конкурентоспособной.

С учетом эффективности совещания, лучше выбрать место для проведения конференции, которое было создано специально для этой цели. Для проведения деловых встреч желателен уникальный, современный дизайн объекта, или возможность использования отдельного места для размещения (то есть VIP комнаты), что увеличивает значимость события и придает ему больший авторитет. Чрезвычайно важно, конечно, удобство гостей. Здесь важным является качественное освещение с возможность затенения помещения, удобные кресла, наличие места для отдыха в перерывах встречи, где можно воспользоваться бесплатным беспроводным доступом в Интернет и проверить электронную почту на ноутбуке.

Чрезвычайно важной является атмосфера, которая преобладает в данном месте. Ее создает в первую очередь команда, работающие в ней люди и их индивидуальный подход к каждому клиенту. Даже предварительные телефонные звонки и контакты электронной почты позволяют выяснить, является ли сотрудники компании ориентированными на клиента, гибкими, готовыми помочь, или, наоборот появляется впечатление «стены», об которую вы бьетесь. Для организатора встречи планирование обычно сопровождается большим или меньшим стрессом, поэтому очень важно чувствовать себя комфортно на работе, даже в моменты, когда приходится делать ряд изменений «в последнюю минуту». Не бойтесь проверять ниши, в которых ваши услуги не использовались ранее, только если вы открыты для новых решений, у вас есть шанс найти интересные решения и приятно удивить своих гостей.

4. Выберите субподрядчиков

Любая конференция является реальной материально-технической задачей. Для того, чтобы проведение ее легче обеспечьте дополнительные услуги, предлагаемые в ходе мероприятия. Это может быть, например, обеспечение питанием, или аренда оборудования для синхронного перевода. Часто, в силу своей деятельности, конференц-центры имеют базу надежных субподрядчиков и часто сами организуют их деятельность. В результате, вместо того, чтобы решать вопросы с несколькими поставщиками, вам достаточно обговорить детали с одним работником центра. Этот человек не только будет гарантировать, чтобы все шло по плану, но, основываясь на своем опыте, может посоветовать лучшие решения, предложить творческие идеи в самых неожиданных ситуациях и обеспечить самый высокий уровень обслуживания. Это не только избавит вас от лишних хлопот, но и сэкономит время и деньги, потому что при привлечении поставщиков, постоянно взаимодействующих с объектом, вы можете рассчитывать на привлекательные цены. Обратите внимание, что в случае работы с несколькими поставщиками, ключ к успеху заключается в выборе подходящих, профессиональных специалистов, на которых вы можете рассчитывать в любой ситуации.

5. Обратите внимание на детали

В случае организации сложных мероприятий можно с уверенностью сказать, что «дьявол кроется в деталях», поэтому важно разработать сценарий, содержащий всю информацию о работе всех поставщиков и подрядчиков. Кроме того, всем командам должен быть передан этот сценарий, что все на него ориентировались. Вы должны внимательно изучить все документы, такие как приглашения, раздаточные материалы для участников, контракты и заказов, чтобы избежать каких-либо ошибок. В рамках подготовки к конференции следует предусмотреть все возможные отклонения от сценарии, которые могут иметь место. Это позволяет избежать ненужного стресса в день проведения конференции. Чем больше вариантов нестандартного развития ситуации вы в состоянии предсказать, тем меньше неприятных сюрпризов может возникнуть. Если вы чувствуете такую необходимость, следует организовать дополнительные встречи с поставщиками или репетиции накануне конференции.

6. Сохраняйте спокойствие в день мероприятия

Перед днем мероприятия еще раз проверьте, все ли предусмотрено и приготовлено. Немедленно связывайтесь с субподрядчиками, если вы заметили какие-либо недостатки. В случае возникновения непредвиденных ситуаций, попросите помощь у своего куратора от конференц-центра. Конечно, в течение короткого времени будет сложно эффективно решить все возникшие неприятности, но это не повод впадать в панику. Даже если что-то плохое случилось, сохраняйте спокойствие и не позволяйте гостям понять, что что-то пошло не так. Нервы не помогают в решении проблем. По окончании мероприятия, спокойно проанализируйте ситуацию, найдите причину нестандартного развития событий. Это поможет вам избежать подобных ошибок в будущем.

7. Организация обратной связи

Для того, чтобы постоянно улучшать качество мероприятий, организованных вами, вы должны знать, как они воспринимаются со стороны их участников. Например, вы можете использовать опросные листы, раздаваемые в конце встречи или провести опрос по телефону с отдельными гостями. Важно получить объективную оценку содержательной части совещания (например, как участник оценивает выступления отдельных ораторов), мнение о различных этапах организации (например, вовремя ли гости были информированы о деталях конференции), об условиях во время проведения мероприятия (например, довольны ли гости организацией питания). Чем больше информации вы соберете, тем лучше в дальнейшем вы будете в состоянии удовлетворить потребности и вкусы посетителей и, следовательно, сможете получить у участников ваших конференций устойчивую хорошую репутациею, что приведет к большему успеху мероприятий в дальнейшем.